Централізована закупівельна організація (ЦЗО) - це юридична особа державної або комунальної власності, визначена Кабінетом Міністрів України, як замовник, який організовує і проводить тендери та закупівлі за рамковими угодами в інтересах інших замовників.

Основною метою створення ЦЗО є оптимізація процесу закупівель та забезпечення ефективного використання державних або комунальних коштів.

На центральному рівні в Україні діють наступні ЦЗО:

ДУ "Професійні закупівлі": Спеціалізується на закупівлях товарів широкого вжитку.

ДП "Українські спеціальні системи": Проводить закупівлі товарів комп’ютерного обладнання та програмного забезпечення.

ДП "Медичні закупівлі України": Здійснює закупівлі товарів медичного призначення.

Мета діяльності ЦЗО:

Підвищення ефективності та результативності публічних закупівель:

Економія бюджетних коштів:

• За рахунок оптових закупівель, кращих умов договорів, уникнення неефективних витрат.

• ЦЗО завдяки обсягам закупівель мають можливість отримувати кращі ціни від постачальників.

Зменшення ризиків корупції та зловживань:

• Завдяки прозорим та конкурентним процедурам.

Підвищення якості закупівель:

• За рахунок чітких та прозорих критеріїв відбору постачальників.

Спрощення здійснення закупівель за рахунок зменшення адміністративного навантаження на замовників через делегування ЦЗО функцій організації та проведення закупівель.

Підвищення прозорості та підзвітності закупівель за рахунок публікації інформації про всі етапи закупівель на веб-сайті Prozorro та інших відкритих ресурсах. Це забезпечує доступ до інформації про закупівель, що дає можливість здійснювати громадський контроль.

Завдання ЦЗО:

• Організація та проведення тендерів для закупівлі товарів, робіт та послуг в інтересах замовників.

• Розробка технічних специфікацій та методів аналізу ринку для визначення оптимальних умов закупівель.

• Надання консультацій та інформаційної підтримки замовникам у питаннях, пов'язаних з організацією та проведенням закупівельних процедур.

• Уніфікація технічних вимог та стандартизація процесів закупівель.

• Проведення аналізу ринку та оцінка потреб замовників для забезпечення відповідності закупівельних процедур потребам замовників та максимізації результативності закупівель.

Prozorro.Market - це електронна торгова платформа, яка створена для проведення публічних закупівель в Україні. Ця платформа об'єднує у собі різні сегменти ринку та дозволяє державним органам, комерційним підприємствам та іншим учасникам проводити закупівлі товарів та послуг шляхом відкритих та конкурентних торгів. Prozorro.Market є частиною системи електронних публічних закупівель Prozorro, яка сприяє забезпеченню прозорості, ефективності та конкурентності у сфері державних закупівель в Україні. 

Згідно з розпорядженням Кабміну № 233-р ДП «Українські спеціальні системи» (ДП "УСС"), що входить до сфери управління Держспецзв’язку, було визначено Централізованою закупівельною організацією. Філія ЦЗО ДП «Українські спеціальні системи» не є юридичною особою, а є відокремленим підрозділом Підприємства згідно з наказом №65 від 17 травня 2021 р. У відносинах з державними органами і суб'єктами господарювання Філія виступає як представник Підприємства.

Ключові напрямки діяльності ЦЗО ДП "УСС":

Проведення публічних закупівель комп’ютерного обладнання та програмного забезпечення в інтересах замовників.

Згідно з Розпорядженням Кабінету Міністрів України №233-р від 24 березня 2021 р ЦЗО ДП “Українські спеціальні системи” проводить тендери та закупівлі товарів за 50 Кодами ДК для 70 замовників за рахунок коштів державного бюджету, крім випадку, коли ці товари замовник закуповує із застосуванням переговорної процедури закупівлі.

Адміністрування електронного каталогу Prozorro.Market за категоріями товарів у сфері цифровізації.

7 квітня 2023 року ЦЗО ДП «УСС» набуло повноважень адміністратора електронного каталогу prozorro.ua за категоріями товарів у сфері цифровізації, до завдань якого входять: створення профілів товарів електронного каталогу, визначення товарної номенклатури та структури електронного каталогу, створення набору технічних характеристик та проведення кваліфікації постачальників.

BI Prozorro, або Business Intelligence (Бізнес-аналітика) Prozorro, є онлайн-платформою, що надає інструменти аналізу даних для публічних закупівель в Україні. Її створення покликане підвищити ефективність, прозорість та підзвітність публічних закупівель, а також допомогти учасникам процесу приймати обґрунтовані рішення.

Основні функції BI Prozorro:

1. Візуалізація даних:

BI Prozorro надає користувачам інтерактивні панелі управління та звіти, які допомагають візуалізувати великі обсяги даних про публічні закупівлі. Ці візуалізації роблять дані більш зрозумілими та доступними для аналізу. Користувачі можуть легко створювати власні діаграми, графіки та таблиці, щоб зосередитися на даних, які їм найцікавіші.

2. Аналіз ринку:

BI Prozorro пропонує інструменти для аналізу цін, постачальників, тенденцій ринку та інших аспектів закупівельного процесу. Ця інформація допомагає замовникам приймати обґрунтовані рішення щодо закупівель. Наприклад, вони можуть використовувати BI Prozorro, щоб:

• Порівняти ціни від різних постачальників.

• Визначити, які постачальники є найнадійнішими.

• Прогнозувати майбутні тенденції ринку.

3. Моніторинг закупівель:

BI Prozorro дозволяє користувачам відстежувати конкретні закупівлі, отримувати оновлення щодо їх статусу та аналізувати пов'язану інформацію. Це допомагає замовникам та постачальникам бути в курсі ходу закупівель та виявляти будь-які потенційні проблеми.

4. Визначення очікуваної вартості:

BI Prozorro допомагає визначити очікувану вартість предметів закупівлі на основі аналізу попередніх закупівель та ринкових даних. Це гарантує, що замовники не переплачують за товари та послуги.

5. Аналіз ефективності:

BI Prozorro дає можливість аналізувати ефективність закупівельних процедур. Користувачі можуть відстежувати такі показники, як час, витрачений на проведення тендерів, економія коштів та якість закуплених товарів та послуг. Ця інформація може допомогти виявити потенційні проблеми та прийняти рішення щодо їх усунення.

Щоб отримати потрібну інформацію, скористайтеся фільтрами:

• CPV

• період (наприклад, один або два місяці)

• посилання для завантаження модуля аналітики

• область (наприклад, якщо вам потрібний конкретний регіон)

• категорія CPV

Розпорядженням Кабінету Міністрів України від 24 березня 2021 р. № 233-р передбачено, що Центральні органи виконавчої влади (ЦОВВ) мають здійснювати закупівлі у сфері інформаційних технологій через Державне підприємство «Українські спеціальні системи», яке входить до сфери управління Держспецзв'язку. Державним підприємством для здійснення таких закупівель створена філія «Централізована закупівельна організація».

Закупівлі в галузі цифровізації є безкоштовними для організацій, які мають здійснювати їх в обов'язковому порядку. Це закупівлі по 50 кодах ДК для більш ніж 70 ЦОВВ та їхніх структурних підрозділів, які не мають статусу юридичних осіб. (Перелік кодів та список ЦОВВ доступні за посиланням: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/233-2021-%D1%80#Text)

Переваги централізації закупівель для ЦОВВ через ЦЗО:

• Економія ресурсів та часу:

Централізація закупівель дозволяє об'єднувати потреби різних державних установ, що збільшує обсяги закупівель і, як наслідок, дає можливість отримувати кращі ціни від постачальників через економію на масштабі.

• Економія коштів:

Замовники не витрачають час і ресурси на підготовку документів, аукціон, кваліфікацію, адже ЦЗО бере на себе всі адміністративні завдання, пов'язані з закупівлями, дозволяючи замовникам зосередитися на своїх основних функціях.

• Підвищення рівня довіри:

Централізація закупівель та прозорість процедур мінімізують можливості для неправомірних дій, що сприяє зростанню довіри до закупівельних процесів з боку суспільства.

• Професіоналізація:

ЦЗО має кваліфікований персонал з досвідом у сфері закупівель, що гарантує їх ефективність та відповідність законодавству.

Всі постачальники на Prozorro Market повинні дотримуватись наступних правил:

• Терміни відгуку: Постачальник має відгукнутись на замовлення протягом 2 робочих днів.

• Цінові умови: Ціна товару повинна відповідати заявленій на Prozorro Market і включати в себе вартість доставки.

• Відповідність характеристик: Фактичні характеристики товару мають відповідати зазначеним на Prozorro Market.

• Актуальність контактних даних: Контактні дані постачальника мають бути актуальними.

Порушення цих правил може призвести до тимчасового обмеження доступу постачальника до каталогу.

Для того, щоб повідомити про постачальників, які порушують правила Prozorro Market необхідно заповнити форму:

       ФОРМА СКАРГИ НА ПОСТАЧАЛЬНИКА  

Процес проведення обов'язкової закупівлі через ЦЗО передбачає підготовку документації, заявки та технічного завдання для закупівлі зі сторони замовника. Представник ЦЗО перевіряє ТЗ на конкурентність вимог (простими словами – чи не виписані вимоги під конкретного виробника), адекватність ціни та інші параметри. Якщо очікувана вартість не відповідає замовленню, ЦЗО надає обгрунтовані рекомендації замовнику. Якщо замовник не може розробити ТЗ до закупівлі самостійно, ЦЗО опрацьовує їх разом з замовником.

Згідно з законом «Про публічні закупівлі» у ЦЗО є 20 робочих днів з моменту подання ЦОВВ річного плану закупівель для того, щоб взяти в роботу заявку замовника. Закон також визначає терміни, в які замовник має внести виправлення на вимоги ЦЗО, дослати документи та ін., а ЦЗО – опрацювати зміни.

Як здійснити обов'язкову закупівлю через ЦЗО у 6 простих кроків:

1. Передайте рядок плану через електронну систему закупівель;

2. Передайте технічне завдання, де зазначені:

• код за ДК 021:2015

• назва предмету закупівлі

• кількість товарів або обсяг послуг

• місце поставки

• дата поставки

• специфікація

• очікувана вартість

3. Укладіть угоду з переможцем торгів;

4. Отримайте товар або послугу;

5. Передайте інформацію про виконання договору.

6. Передайте інформацію про виконання угоди

Заявка замовника-ініціатора закупівлі доступна за посиланням: https://docs.google.com/document/d/19vHOpjvyCRNDYGau4Hkr9PSQ0aKeJG8o/edit

Prozorro.Market пропонує інноваційний інструмент краудсорсингу, що дає можливість будь-якому зареєстрованому користувачу самостійно додавати товари до е-каталогу. Цей процес робить асортимент більш різноманітним, полегшує пошук необхідних товарів для замовників та загалом оптимізує процес закупівель.

Як доєднатися до краудсорсингу:

1. Реєстрація:

• Зареєструйтеся в системі Prozorro.

• Заповніть заявку на доєднання до краудсорсингу.

• Заявка автоматично підтверджується без очікування на розгляд.

2. Додавання товару:

• Перейдіть до розділу "Створити товар".

• Заповніть заявку на товар, вказавши:

  • Категорію.

  • Узагальнену назву.

  • Детальний опис.

  • Серійний номер (за наявності).

  • Відповіді на вимоги категорії.

  • Реєстраційне посвідчення (для лікарських засобів).

  • Фото товару.

  • Класифікацію (ДК 021:2015).

  • Додаткову класифікацію (за потреби).

3. Модерація:

• Заявка на товар проходить модерацію ЦЗО протягом 10 робочих днів.

• Після підтвердження товар з'являється в Prozorro.Market.

4. Отримання інформації:

• Користувач отримує сповіщення про розгляд заявки.

• Можливість перегляду інформації та статусу заявки.

Переваги краудсорсингу:

• Збільшення кількості товарів в е-каталозі.

• Розширення та урізноманітнення асортименту, що робить його більш привабливим для замовників.

• Спрощення пошуку необхідних товарів за допомогою зручних фільтрів та категорій.

• Оптимізація процесу придбання, економія часу та ресурсів.

• Створення динамічного середовища для ефективної взаємодії між постачальниками та замовниками, що сприяє розвитку конкуренції та підвищенню якості товарів.

Діяльність ЦЗО регламентується наступними нормативно-правовими актами:

Закон України:

• Закон України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі»

Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України:

• Постанова КМУ від 27.12.2018 № 1216 «Про особливості створення та діяльності

• централізованих закупівельних організацій»

• Постанова КМУ від 14 вересня 2020 р. № 822 «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу»

• Постанова КМУ від 12 жовтня 2022 р. № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування»

• Розпорядження КМУ від 25.09.2019 № 846-р «Про визначення держаної установи «Професійні закупівлі» централізованою закупівельною організацією»

• Розпорядження КМУ від № 1405-р від 11 листопада 2020 р. «Про визначення державного підприємства “Медичні закупівлі України” централізованою закупівельною організацією»

• Розпорядження КМУ від 24.03.2021 р. № 233-р. «Про визначення державного підприємства «Українські спеціальні системи» централізованою закупівельною організацією»

Обов'язок замовника:

• Самостійно визначати потребу в закупівлі товарів і послуг.

• Надавати відповідну інформацію закупівельній організації в електронному вигляді.

• Форма та строки подання інформації визначаються закупівельною організацією та розміщуються на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель (див. "Діяльність централізованої закупівельної організації").

Аналіз та узагальнення інформації:

• Закупівельна організація аналізує та узагальнює інформацію, отриману від замовників.

• Зведена відомість щодо предметів закупівлі розміщується на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель (див. "Діяльність централізованої закупівельної організації").

Подання пропозицій та доповнень:

• Закупівельна організація визначає строк, протягом якого замовники можуть подавати свої пропозиції та доповнення до зведеної відомості.

Консультації замовників:

• Централізована закупівельна організація може проводити консультації щодо уточнення основних характеристик та іншої інформації, необхідної для підготовки тендерної документації (див. Постанову Мінекономрозвитку №490).

Формування річного плану закупівель:

• Закупівельна організація формує річний план закупівель відповідно до вимог законодавства (див. Закон про публічні закупівлі).

Оприлюднення інформації:

• Річний план, додаток до річного плану та зміни оприлюднюються на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель.

Право замовника на самостійну закупівлю:

• Замовник має право відмовитися від послуг ЦЗО та провести самостійну закупівлю обраного предмета закупівлі (див. Закон про публічні закупівлі).